Hóa đơn đầu vào nước ngoài như thế nào là hợp lệ? Trong bối cảnh hội nhập, nền kinh tế mở cửa, hoạt động kinh doanh xuất - nhập khẩu ngày càng phát triển mạnh mẽ, các thủ tục, chứng từ đi kèm khi xuất - nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt là hóa đơn đầu vào, đầu ra rất quan trọng. Kế toán cần nắm được cách lấy hóa đơn đầu vào khi mua hàng từ công ty nước ngoài để được tính vào chi phí hợp lý.
Hóa đơn nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 11, Luật Kế toán số 88/2015/QH13, chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính tại Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
Quy định về ngôn ngữ đối với hóa đơn nước ngoài.
Tại Khoản 5, Điều 5, Nghị định 174/2016/NĐ-CP, chứng từ kế toán sử dụng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam thì phải được dịch các nội dung chủ yếu. Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ nội dung của chứng từ kế toán được dịch từ tiếng nước ngoài. Bản chứng từ kế toán dịch ra tiếng Việt cần đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài. Mặt khác, theo Khoản 4, Điều 5, Thông tư 156/2013/BTC, ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt. Vì vậy nếu sử dụng tài liệu nước ngoài thì phải dịch sang tiếng Việt, sau đó người nộp thuế ký tên, đóng dấu xác nhận và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung bản dịch. >> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn xử lý sai sót trên hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế.
Thời điểm phát hành hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice)
Khi mua bán một lô hàng, bên bán không nhất thiết phải phát hành hoá đơn chiếu lệ PI. Chính vì thế cho nên cũng không hề có một quy định nào nói đến thời điểm phát hành loại hoá đơn này.
Tuy nhiên, để giao dịch trở nên rõ ràng về các điều khoản và sớm đi đến thống nhất, các bên có thể soạn trước một bản PI để tham khảo. Từ đó đưa ra các phương án hợp lí và thuận lợi cho cả 2 bên. Như vậy, hoá đơn chiếu lệ có thể được soạn thảo trong những trường hợp như:
Bên xuất khẩu cần đưa ra một chứng từ có đầy đủ thông tin về lô hàng cho bên nhập khẩu. Tất nhiên, vào thời điểm đó, hàng chưa được giao.
Cần hoá đơn chiếu lệ khi bên nhập khẩu cần có một chứng từ xác nhận giá trị của lô hàng để hoàn tất thủ tục thông quan hàng hoá. Đây là điều kiện bắt buộc ở một số quốc gia và vùng lãnh thổ.
Có thể phát hành PI khi chưa hoàn thiện được những thông tin cần thiết hoặc chưa thể phát hành được Commercial Invoice. Khi cả 2 bên đã có đầy đủ thông tin lô hàng, người mua cảm thấy ổn thoả về các điều khoản, hàng đã được đóng vào container hoặc được gửi đi thì bên xuất khẩu có thể phát hành hoá đơn thương mại cho lô hàng đó.
Điều kiện để hóa đơn nước ngoài được chấp nhận là chi phí hợp lý
Theo Khoản 10, Điều 1, Thông tư 26/2015/TT-BTC, điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào: “Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác hướng dẫn tại khoản 3 và khoản 4 Điều này.” Mặt khác, theo Điều 4, Thông tư 96/2015 về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế: “1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: a. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. b. Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. c. Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.” Như vậy, theo các quy định trên, hóa đơn nước ngoài được chấp nhận là chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:
Trên đây là một số quy định quan trọng về hóa đơn đầu vào nước ngoài. Đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất - nhập khẩu, đây là chứng từ quan trọng để chứng minh tính pháp lý của hàng hóa. Vì vậy, kế toán cần nắm được về hóa đơn nước ngoài hợp lệ và các chứng từ đi kèm để được tính vào chi phí hợp lý cho doanh nghiệp. Ngoài ra, để được tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Nếu làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa thì chắc hẳn chúng ta đã từng nghe đến Proforma Invoice là gì. Sự khác biệt của PI là một loại hóa đơn cụ thể hơn chỉ được sử dụng trong một số trường hợp nhất định.
Hãy cùng tìm hiểu hóa đơn Proforma Invoice là gì, hóa đơn này được xuất khi nào và sự khác biệt với loại hóa đơn khác trong bài viết dưới đây của ISO Logistics.
Proforma Invoice thường được mọi người viết tắt thành PI. Dịch ra tiếng việt thì Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ. Thực chất đây là bản nháp đầu của hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng chuẩn bị xuất nhập khẩu.
Khi nhìn vào Proforma Invoice tức hóa đơn chiếu lệ, bạn sẽ biết được các thông tin của hàng hóa một cách đầy đủ như thông tin về số lượng hàng, loại hàng, tổng tiền hàng, trị giá của từng sản phẩm…
Tuy Proforma Invoice (PI) có hình thức giống như hóa đơn thương mại nhưng nó sẽ không được dùng để đòi tiền hay thanh toán. Lý do là bởi đây chỉ là bản nháp của hóa đơn thương mại chính thức.
Bên xuất khẩu (bên bán) sẽ sử dụng PI để cam kết với bên nhập khẩu (bên mua) về những thông tin của lô hàng là đúng với thực tế. Đặc biệt xác định giá trị cụ thể của lô hàng đó.
Sau khi bên nhập khẩu đã nhận được Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) thì 2 bên sẽ tiếp tục đưa ra các điều khoản thỏa thuận chung và thống nhất chúng.
Vậy nên, bạn có thể hiểu rằng Proforma Invoice là những bản nháp cho phép sửa đổi nhiều lần rồi rút ra những điều kiện tối ưu nhất cho cả 2 bên mua – bán trước khi đưa các điều khoản vào hợp đồng thương mại chính thức.
Tại sao sử dụng Proforma Invoice?
Như đã phân tích, việc xuất hoá đơn chiếu lệ trước sẽ giúp các bên hạn chế được những sai sót trong hóa đơn thương mại như các sai số liên quan đến số lượng hàng, đơn giá…gây ảnh hưởng đến kinh tế của các bên.
Chỉ cần nhìn vào Proforma Invoice, hai bên có thể nắm được các thông tin về lô hàng một cách cặn kẽ như trên hóa đơn. Đồng thời, các bên có thể thoải mái hơn trong việc thỏa thuận và thay đổi các cam kết đã đề ra liên quan đến lô hàng.
Phân biệt Hoá đơn chiếu lệ (PI) với Hoá đơn thương mại (CI)
Thực chất, dựa vào định nghĩa, chúng ta dễ dàng thấy được sự khác nhau giữa 2 loại hóa đơn này. Cụ thể như sau:
Về thời điểm phát hành: Hóa đơn chiếu lệ được bên bán phát hành trước khi gửi hàng hoặc khi hàng chưa sẵn sàng để gửi. Trong khi đó, hóa đơn thương mại sẽ được phát hành sau khi hàng được gửi hoặc đã hoàn tất đóng vào container, sẵn sàng giao cho bên mua.
Về nội dung được ghi trên hóa đơn: Thực ra thì cả hai loại hóa đơn này đều có những nội dung cơ bản tương tự nhau. Tuy nhiên, vì là bản hóa đơn chính thức nên Commercial Invoice sẽ có những thông tin chi tiết về chi nhà xác hơn là hóa đơn chiếu lệ. Những thông tin trên hóa đơn thương mại sẽ không được thay đổi nữa. Tuy nhiên trên hóa đơn chiếu lệ, các thông tin vẫn sẽ được xem xét và sửa đổi cho đến khi cả 2 bên cùng nhất trí thì thôi.
Về tính cam kết giữa các bên: PI chỉ là thể hiện tính cam kết ban đầu giữa người bán và người mua để hai bên hiểu được những thoả thuận chung với nhau. Còn CI là chứng từ chính thức, xác nhận giao dịch mua bán và tất nhiên cả bên bán và bên mua đều bị ràng buộc trách nhiệm với nhau.
Về hoạch toán: Commercial Invoice được sử dụng để hoạch toán của cả bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Còn hóa đơn chiếu lệ thì không.
Hy vọng qua bài viết này của ISO Logistics, các bạn đã hiểu rõ hơn về hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice là gì và cách sử dụng chứng từ này trong giao dịch kinh doanh xuất nhập khẩu. Từ đó giúp quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.
