Chúng ta cùng học một số từ tiếng Anh thường được dùng với ‘coming’ nha!
Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)
Phương pháp Most Important Tasks nhấn mạnh rằng chỉ tập trung vào một đến ba đầu việc quan trọng nhất cần làm trong ngày. Những nhiệm vụ này thường thuộc nhóm Khẩn cấp và Quan trọng trong ma trận Eisenhower nói trên.
Nếu những nhiệm vụ này được hoàn thành thì bản thân mỗi người sẽ có cảm giác hôm đó đã thành công. Phương pháp này giúp chúng ta sắp xếp thời gian một cách hợp lý hơn, có lộ trình rõ ràng và giảm được áp lực trong một ngày.
Pomodoro là phương pháp làm việc trong 25 phút sau đó nghỉ 5 phút và lặp lại liên tục quá trình đó. Theo nhiều nghiên cứu, phương pháp này tạo áp lực thời gian để chúng ta tập trung làm việc, đồng thời khoảng thời gian nghỉ giúp làm giảm căng thẳng và cho chúng ta khoảng thời gian thư giãn.
Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower
Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower là một mô hình gồm 4 tiêu chí: Khẩn cấp, không khẩn cấp, quan trọng, không quan trọng. Trong đó bao gồm:
Khi sắp xếp danh sách các nhiệm vụ chồng chéo trong một ngày theo ma trận này, sẽ giúp chúng ta phân chia công việc và thời gian hợp lý. Nhờ đó, hiệu suất được cải thiện và giảm stress trong quá trình xử lý công việc.
Làm sao để biết được bản thân có đang quản lý thời gian hiệu quả hay không?
Để biết mình có quản lý thời gian hiệu quả hay không, mỗi cá nhân có thể chú ý đến những dấu hiệu sau:
Hoàn thành công việc đúng hạn: Nếu thường xuyên hoàn thành các công việc và nhiệm vụ theo đúng thời hạn đã đề ra, đó là một dấu hiệu tích cực cho thấy bản thân đang quản lý thời gian hiệu quả.
Tập trung và hiệu suất làm việc: Có thể tập trung vào công việc mà không bị sao lãng quá nhiều, làm việc với hiệu suất cao và không bị chìm vào những việc không quan trọng.
Cân bằng công việc và cuộc sống: Nếu có thời gian dành cho công việc, gia đình và các hoạt động giải trí, thư giãn một cách hợp lý.
Ít cảm giác áp lực và stress: Nếu cảm thấy tự tin và không bị áp lực, stress quá mức trong việc quản lý công việc và thời gian.
Đạt được mục tiêu: Nếu đạt được những mục tiêu đã đề ra trong công việc và cuộc sống một cách liên tục.
Đánh giá hiệu quả: Hãy tự đánh giá và xem xét kỹ lưỡng việc quản lý thời gian của mình. Nếu có thể nhận ra những lỗ hổng, điểm yếu và cải thiện từng bước một, điều này giúp mỗi người trở nên ngày càng hiệu quả hơn.
Phản hồi tích cực: Nếu nhận được phản hồi tích cực từ người khác về khả năng quản lý thời gian của mình, điều này cũng chứng tỏ bản thân đang làm tốt trong việc này.
Nếu có những dấu hiệu tích cực như trên, có thể mỗi cá nhân đang quản lý thời gian hiệu quả. Tuy nhiên, nếu cảm thấy có thể cải thiện hơn, hãy luôn đặt mục tiêu hoàn thiện và phát triển khả năng quản lý thời gian để đạt được hiệu quả cao hơn trong cuộc sống và công việc.
Quản lý thời gian xuất sắc giúp chúng ta đạt được những mục tiêu lớn hơn và có nhiều cơ hội hơn trong công việc, cuộc sống. Hãy luôn nhớ rằng, thực hành quản lý thời gian là một quá trình rèn luyện, cải thiện liên tục. Do đó, hãy thử đổi mới và áp dụng nhiều phương pháp để xem mình phù hợp với phương pháp nào.
Rèn luyện tính kỷ luật và thói quen
Trong quản lý thời gian, tính kiên nhẫn và kỷ luật bản thân là hết sức cần thiết. Kỷ luật bản thân giúp mỗi cá nhân tổ chức và quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn, tập trung vào những công việc quan trọng và ưu tiên những công việc khẩn cấp.
Hãy đặt ra một số quy tắc riêng cho bản thân và bắt buộc bản thân thực hiện, lâu dần tạo thành thói quen. Việc này giúp hoàn thành công việc đúng thời hạn, tránh lãng phí thời gian và xao nhãng bởi những việc khác. Nhờ vậy có thể tăng năng suất và đạt được nhiều thành công hơn trong công việc, cuộc sống.
Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)
Quy tắc 4D (Do - Dump - Delegate - Defer) giúp chúng ta phân loại, quản lý các nhiệm vụ theo cấp độ ưu tiên, quan trọng:
Nguyên tắc Pareto nhấn mạnh rằng: 80% output (đầu ra/ thành quả/ hậu quả) được tạo bởi 20% input (đầu vào/ đóng góp/ hành động).
Xác định 20% công việc quan trọng nhất: Chúng ta cần phân tích và đánh giá tất cả các công việc cần phải hoàn thành. Sau đó, chọn ra 20% công việc quan trọng nhất cần phải hoàn thành sớm.
Hãy theo dõi xem 20% thời gian đó rơi vào thời điểm nào trong ngày, trong hoàn cảnh nào, với chu trình nào,... Từ đó mô phỏng lại và tập trung vào 20% thời gian hiệu quả này để nâng cao hơn nữa thành quả cuối cùng.
Quy tắc 40 - 30 - 20 - 10 là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Theo quy tắc này, chúng ta có:
Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động
Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, không biết nói không, tổ chức kém sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.
Tầm Quan Trọng Của Quản Lý Thời Gian Trong Công Việc
Chắc hẳn không ít người thắc mắc tại sao quản lý thời gian lại quan trọng đến vậy? Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành tựu trong cả công việc và cuộc sống cá nhân. Tại sao có người làm việc gấp nhiều lần bạn? Cũng có người chỉ làm bằng một nửa bạn? Bí quyết chính là ở kỹ năng quản lý thời gian của mỗi người.
Biết cách quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Với danh sách này, bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả công việc.
Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp bạn tăng năng suất làm việc. (Ảnh: Internet)
Khi có nền tảng về kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ ngăn ngừa việc lãng phí thời gian và năng lượng, tốn ít công sức hơn để hoàn thành công việc vì mọi thứ đều được tổ chức một cách logic, khoa học. Không những thế, quản lý thời gian tốt giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian trống tiết kiệm từ việc sắp xếp công việc hợp lý.
Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian trong lập kế hoạch
Kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng trong tiến trình lập kế hoạch hiện thực hóa mục tiêu, giúp cá nhân và tổ chức tối ưu hóa nguồn lực thời gian, nâng cao hiệu suất và đạt được kết quả mong muốn. Một số vai trò quan trọng như:
Xác định thời gian dự kiến cho mỗi mục tiêu và công việc: kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi mục tiêu và công việc, đảm bảo có đủ thời gian để hoàn thành chúng.
Thiết lập thời hạn và lịch trình: giúp thiết lập thời hạn cho mỗi tiến trình công việc, cũng như lên lịch chi tiết để theo dõi tiến độ và đảm bảo hoàn thành đúng hạn.
Phân bổ thời gian hợp lý: giúp phân bổ thời gian hợp lý cho các mục tiêu và công việc, tạo điều kiện để tập trung vào những việc quan trọng và cần thiết.
Ưu tiên công việc: giúp xác định mức độ ưu tiên công việc, tập trung vào những việc quan trọng nhất và phù hợp với nguồn lực thời gian hiện có.
Giảm thiểu lãng phí thời gian: giảm thiểu những hoạt động không cần thiết hoặc không liên quan đến mục tiêu, giúp tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu suất.
Đánh giá tiến độ và điều chỉnh kế hoạch: giúp theo dõi tiến độ hiện thực hóa mục tiêu, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết, để đảm bảo rằng mục tiêu được đạt được một cách hiệu quả.
Tăng cường sự tập trung và năng suất: Khi quản lý thời gian hiệu quả, các mục tiêu và công việc quan trọng sẽ được tập trung hơn, từ đó tăng năng suất và hiệu quả trong quá trình hiện thực hóa mục tiêu.
